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CRM-Einführung in Schweizer KMU: Warum sie so oft scheitert – und wie Sie es besser machen

  • Autorenbild: Remo Nyffenegger
    Remo Nyffenegger
  • 20. Okt. 2025
  • 3 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 24. Dez. 2025

Von Remo Nyffenegger | CRM, Marketing & Sales | LinkedIn-Schulungen


Ein CRM ist kein hübsches Adressbuch mit Login. Ein CRM ist das Betriebssystem für Marketing und Sales. Und genau deshalb scheitern CRM-Einführungen in KMU so oft: Man kauft Software – aber ohne Ziele, Prozesse, Datenlogik und Team-Enablement wird daraus schnell ein teures Excel mit mehr Klicks.

Hier sind die echten Gründe, warum CRM-Projekte kippen – und was Sie konkret anders machen sollten.


Der Klassiker: CRM als IT-Projekt statt als Wachstumsprojekt

Wenn CRM “bei der IT” landet, läuft es häufig in die falsche Richtung: Features, Felder, Integrationen – und niemand kann sauber beantworten, was Sales und Marketing damit besser können sollen.

CRM gehört in die Verantwortung von Geschäftsleitung / Vertrieb / Marketing – die IT ist

Support, nicht Owner.



9 Gründe, warum CRM-Projekte in KMU scheitern

1) Keine klare Zielsetzung

“Wir brauchen ein CRM” ist kein Ziel. Ziele sind z.B.:

  • Lead-to-Customer Prozess standardisieren

  • Angebotsquote erhöhen

  • Nachfassroutinen einführen

  • Pipeline und Forecast sauber machen


Ohne Ziele gibt’s später nur Diskussionen – und keine Akzeptanz.


2) Niemand führt wirklich das Projekt

Wenn niemand “den Hut aufhat”, wird CRM zum Gemeinschaftsprojekt mit Verantwortungslücke. Ergebnis: Entscheidungen werden vertagt, Scope wuchert, das Team verliert Geduld.


3) Keine Marketing- und Sales-Strukturen

CRM kann keine Prozesse erfinden. Wenn Lead-Definition, Übergaben (Marketing → Sales), Pipeline-Phasen oder Verantwortlichkeiten fehlen, digitalisieren Sie einfach Chaos.


4) Zu wenig interne Ressourcen und Know-how

KMU sind effizient – aber oft zu knapp besetzt. Wenn die Einführung “nebenbei” läuft, läuft sie meistens nicht.


5) Datenqualität: der unsichtbare Killer

Duplikate, alte Kontakte, unklare Firmenstrukturen, wild gepflegte Notizen – das macht jedes CRM kaputt. Eine Schweizer Studie zeigt, dass viele Firmen genau daran kämpfen.


6) Tool-Auswahl nach Bauchgefühl statt nach Use Cases

“Wir nehmen den Marktführer” ist keine Strategie. Entscheidend ist: Passt das System zu Ihren Abläufen, Ihrem Team und Ihrer Komplexität?


7) Zu komplexe Setups (weil’s “alles können soll”)

Workflows, Felder, Pipelines, Dashboards – alles sofort. Resultat: Das Team ist überfordert und macht wieder das, was immer geht: WhatsApp, Excel, Outlook.


8) Kein Training, kein Enablement, kein Change

Ohne Schulung und laufende Begleitung nutzen Mitarbeitende CRM nur halb – und dann sind die Daten schlecht – und dann glaubt keiner mehr dran. Change Management ist in KMU kein “Nice-to-have”, sondern Pflicht.


9) Schlechte Anforderungen und Scope-Management

Wenn Anforderungen schwammig sind, wird das Projekt teuer, langsam und frustrierend. Requirements-Management ist ein Hauptgrund, warum Projekte entgleisen.

Was in der Schweiz bei KMU zusätzlich reinhaut


  • Ressourcenknappheit: viele Rollen, wenig Zeit

  • Datenschutz & CRM-Disziplin: “Darf ich das speichern?” wird oft zu spät geklärt

  • Aussendienst-Realität: CRM muss mobil, schnell und idiotensicher sein

  • Mehrsprachigkeit: Felder, Vorlagen, Sales-Unterlagen – bitte nicht unterschätzen

So gelingt die CRM-Einführung: ein pragmatischer 5-Schritte-Blueprint


1) Ziele & Use Cases festnageln

Was soll Sales schneller/besser machen? Was soll Marketing liefern? Welche KPIs zählen?

2) Prozesse definieren (bevor Sie automatisieren)

Lead-Definition, Übergaben, Pipeline, Aktivitäten-Standard, Angebotsprozess.

3) Datenmodell & Datenqualität aufräumen

Firmen-/Kontaktlogik, Pflichtfelder, Dublettenregeln, Importstrategie.

4) Tool-Auswahl mit Anforderungskatalog

Einladen: 2–3 Anbieter, die wirklich zu Ihrem Setup passen (gross ist nicht automatisch besser).

5) Pilotieren, schulen, Governance setzen

Pilotteam, klare Spielregeln, kurze Trainings, Super-User, Reporting-Routine.

Mini-Checkliste: Sind Sie startklar?


  • Gibt es einen Projektowner mit Entscheidungsrecht?

  • Sind Ziele und KPIs definiert?

  • Ist der Lead-Prozess klar (Marketing → Sales)?

  • Haben Sie ein Projektteam inkl. Key-User?

  • Ist Datenbereinigung eingeplant?

  • Haben Sie ein Konzept für Schulung & Adoption?

Wenn Sie hier 2–3 Mal schlucken: gut. Dann sind Sie ehrlich – und genau das spart später Geld.

Die meisten CRM-Projekte scheitern nicht an der Software. Sie scheitern daran, dass Unternehmen zu spät merken: CRM ist Führung, Prozesse, Daten und Verhalten – erst dann kommt das Tool.


Wenn Sie wollen, begleite ich Sie als externer Partner von der Ausschreibung bis zur Einführung – inklusive CRM-, Sales- und LinkedIn-Team-Enablement, damit das System nicht nur “live” ist, sondern auch genutzt wird.


Autor: Remo Nyffenegger – ich unterstütze KMU bei CRM-Einführungen, der Verzahnung von Marketing & Sales und mit LinkedIn- und Social-Media-Schulungen, damit aus Kontakten Kunden werden. Termin vereinbaren.


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